Hukattua historiaa?

HS kiinnittää huomiota asiaan, joka ei ole uutinen, mutta pitkällä aikavälillä varsin olennainen asia.

Poliitikkojen tai johtavien virkamiesten sähköposteja ei juuri arkistoida. Esimerkiksi poliitikkojen ja virkamiesten lainvalmisteluun liittyvää kirjeenvaihtoa ei siis tallenneta järjestelmällisesti. Ilmeisesti satunnaisesti tulostamalla posteja paperille.

Tästä seuraa se, että päätösten taustat tai niistä käyty kirjeenvaihto jää historiankirjoittajilta piiloon. Jäljelle jäävät vain viralliset päätökset, joista kaikki motiivit ja muut eivät käy selville. Hukkaammeko siis viimeisen vuosikymmenen historiasta ison osan.

Asia ja ongelma ei ole mitenkään uusi, sillä arkistolaitoksessa on asiaa valmisteltu pitkään ja määrityksiä sähköiselle arkistoinnille on saatu valmiiksi jo vuosia sitten SÄHKE-hankkeessa. Joko nuo määritykset eivät toimi sähköposteille tai niiden käytännön toteutus on liian hankalaa.

Jotta asia ei olisi liian yksinkertainen, niin viranomaisten sähköposteihin saattaa liittyä käsite "viranomaisen asiakirja", joka määritellään julkisuuslainsäädännössä. Samaan aikaan myös viranomaisten sähköposteihin voidaan liittää tietosuoja- ja yksityisyydensuojakysymyksiä sekä lainsäädäntöä.

Kenties suurin pulma sähköpostitse tapahtuvassa kirjeenvaihdossa on se, ettei arkistoitavaksi tarkoitettujen sähköpostien arkistointi ole teknisesti käyttäjälleen välttämättä niin yksinkertaista kuin pitäisi olla, vaan yhä edelleen niitä pitäisi tulostaa paperille. Tekniikkaa siis puuttuu.

Sähköinen arkistointi on silti tulossa, mutta hitaasti.

Arkistointi on järjestelmällistä toimintaa ja näiden sähköisten välineiden osalta ohjeistukset ja menetelmät ovat ilmeisesti pitkälti jalkauttamatta.